Die Generalversammlung ist der Termin, den alle verschieben.
Bei einer Gesellschaft mit einem Aktionär wirkt sie wie eine Formalie. Bei zweien wird sie zur Terminfrage. Und sobald ein Investor dabei ist, wird sie zu dem Dokument, das später jeder liest: bei der nächsten Finanzierungsrunde, beim Verkauf, bei einer Betriebsprüfung.
Analyse-Gespräch buchenAuffallen tut es nicht im Jahr der Versammlung, sondern beim Verkauf.
In der Schweiz muss die ordentliche Generalversammlung innerhalb von sechs Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres stattfinden. Die Einladung geht mindestens zwanzig Tage vorher raus, mit den Traktanden und den Anträgen des Verwaltungsrats. Wer das Protokoll erst im Nachhinein schreibt, hat meistens auch die Einladung nicht dokumentiert.
Drei Jahre später will ein Käufer die Beschlusslage sehen: Wer wurde wann in den Verwaltungsrat gewählt, wer ist zeichnungsberechtigt, wann wurde die Jahresrechnung genehmigt, wann Décharge erteilt. Fehlen Belege, wird nachbeurkundet und nachgereicht, und das kostet Zeit an der Stelle, an der man keine hat.
D.I.S. Advisory hält diesen Zyklus für dich in Ordnung. Wir bereiten vor, begleiten die Durchführung und sorgen dafür, dass die Unterlagen dort liegen, wo sie später gebraucht werden. Beurkundungen übernimmt das Notariat, gesellschaftsrechtliche Beratung die Kanzlei im Netzwerk.
Der ganze Zyklus, von der Einladung bis zur Anmeldung.
Einladung mit Traktanden, Stimmrechtsausweise, Vorbereitung der Anträge, Durchführung mit Vorsitz und Protokoll, danach die Anmeldung beim Handelsregisteramt, wo sie nötig ist. Bei der GmbH gilt dasselbe für die Gesellschafterversammlung.
Ein Punkt, den viele übersehen: Wenn nicht alle Aktionäre anwesend oder vertreten sind, greifen die Formvorschriften vollständig. Die Universalversammlung ist der Ausnahmefall, nicht der Normalfall.
Beschlüsse, die auch in fünf Jahren noch nachvollziehbar sind.
Sitzungsprotokolle, Zirkularbeschlüsse, Statutenänderungen, Wahl und Abberufung von Mitgliedern, Regelung der Zeichnungsberechtigung. Wir bereiten die Vorlagen vor und achten darauf, dass der Beschluss das trifft, was danach im Handelsregister stehen soll.
Aktienbuch, Statuten, Reglement: die Ablage, die im Ernstfall zählt.
Das Aktienbuch ist der häufigste Schwachpunkt. Es wird bei der Gründung angelegt und danach vergessen, während Anteile übertragen werden. Ohne lückenlose Kette lässt sich später nicht belegen, wem was gehört.
Wir führen die Dokumentation nach: Aktienbuch, Statuten in der jeweils gültigen Fassung, Organisationsreglement, Zusammensetzung des Verwaltungsrats, Zeichnungsberechtigungen. Mit einem Verzeichnis, aus dem hervorgeht, welche Fassung wann galt.
Bei einer Gruppe verschiebt sich das Problem von der Qualität zur Synchronisation.
Vier Gesellschaften mit vier Geschäftsjahresenden, vier Fristen und vier Sets an Unterlagen: Hier geht selten etwas falsch, aber ständig etwas unter. Wir legen die Zyklen zusammen, standardisieren die Vorlagen und führen einen Kalender, der die Fristen aller Gesellschaften abbildet.
Digital unterzeichnet und revisionsfest abgelegt, sodass Verwaltungsrat, Eigentümer und Revisionsstelle darauf zugreifen können, ohne jemanden zu fragen.
Delal Iscan-Stamate
Verwaltungsrätin und Head of Legal zweier IT-Unternehmen, Mitinhaberin einer Gesellschaft in Katar. Vorher eine Big-Four-Gesellschaft, eine Wirtschaftskanzlei, ein Stuttgarter Notariat und eine Münchner Kanzlei. Aufgewachsen in einer Unternehmerfamilie, ab dem sechsten Lebensjahr im Betrieb.
Ich sitze selbst in Verwaltungsräten und schreibe die Protokolle, über die ich hier rede. Ich bin Expertin für internationale Expansion und Strukturierung, nicht Anwältin: Wo es Rechtsberatung oder eine Beurkundung braucht, holen wir Kanzlei oder Notariat dazu.
Zeig uns, was da ist.
Im Analyse-Gespräch schauen wir uns an, welche Unterlagen bei dir vorliegen und wo Lücken sind. Was zu tun ist, siehst du danach schwarz auf weiss.
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